Por que motivo é importante criar um email profissional para sua empresa?

Por que motivo é importante criar um email profissional para sua empresa?

O e-mail é um canal de comunicação essencial para as empresas, seja agendando reuniões, atendendo clientes, fazendo recomendações, fechando negócios ou trabalhando em equipe. De acordo com a pesquisa realizada pelo Certificado Cursos Online, plataforma de Cursos Online com Certificado, 92% dos adultos online usam e-mail.

Mesmo com o advento de outras opções, como Whatsapp Business e redes sociais, o e-mail continua firme e poderoso. Por meio dele, os clientes poderão entrar em contato com o departamento de suporte, podem enviar feedback, sugerir melhorias, solicitar orçamentos de serviços, receber anexos, entre outras coisas.

É por isso que e-mails profissionais são obrigatórios para qualquer marca e, no artigo de hoje, discutiremos todas as etapas que você deverá seguir com o objetivo de criar o seu próprio email profissional.

Definimos o email profissional como sendo um serviço de email que usa um domínio personalizado, geralmente por uma taxa. Nesse tipo de e-mail, o endereço não vai termina com o nome de algum provedor, como, por exemplo: “@gmail.com”, mas com o próprio endereço da empresa. Então fica assim:

  •  seunome@suaempresa.com

Se sua empresa for composta por várias pessoas, você poderá criar diversos usuários com o mesmo endereço com o objetivo de atender às diferentes necessidades de seus clientes. Veja alguns exemplos:

  • departamento@suaempresa.com
  • info@suaempresa.com
  •  financeiro@suaempresa.com
  • suporte@suaempresa.com 

Com vários usuários, os departamentos da empresa serão os responsáveis por responder a determinados e-mails. Tornando assim o processo de resposta muito mais fácil e rápido. O e-mail comercial tem a finalidade de agregar valor à sua empresa e fortalecer o seu posicionamento dentro do mundo digital.

Com o objetivo de ter um email profissional, você só precisará de duas coisas: um domínio e um provedor de email.

Ter um e-mail profissional tem várias vantagens que facilitam a vida da empresa, dos colaboradores e dos clientes. Agora, compreenda quais são os principais benefícios de uma boa comunicação.

Estratégia de email marketing

Podemos destacar que o email marketing é uma excelente estratégia de marketing digital que pode gerar diversos resultados positivos. Com e-mails profissionais, sua imagem de marca será fortalecida e suas campanhas terão cada vez mais menos probabilidade de acabar na caixa de spam.

Sem e-mail profissional, sua atividade pode acabar sendo sinalizada automaticamente como spam porque seu domínio será uma forma de identificá-lo como remetente e verificar sua reputação. Sem a verificação, seu ISP pode suspeitar de você.

Você sabe o que email marketing? Através de um Curso Online de Marketing Digital você aprenderá tudo sobre o assunto.

Credibilidade e profissionalismo

Pergunte a si mesmo: você confiaria totalmente em uma empresa sem um logotipo? Quando marcas e empresas não se levam a sério, as pessoas também ficam menos propensas a levá-las a sério. Portanto, é fundamental sempre investir em branding e e-mail comercial.

E-mails profissionais trazem muita credibilidade e autoridade para sua marca, mostrando assim que você tem domínio e comprometido com sua imagem, bem como com suas comunicações e relacionamento com os clientes.

O próprio nome de domínio vai lhe dará uma maior sensação de segurança, pois há muitos hackers e golpistas se passando por empresas e enviando e-mails falsos por meio de domínios não oficiais.

Produtividade e integração

O e-mail profissional tem grande influência na produtividade e na integração da sua equipe. Como já mencionamos, poderá existir diversos usuários de um mesmo domínio único. Com isso, cada equipe ficará responsável pelo envio de um tipo de e-mail, evitando sobrecarregar um único departamento.

Além dos serviços de entrega de e-mail, muitas vezes existem planos de e-mail que oferecem várias vantagens às empresas. Existem alguns passos que você precisa seguir para ter um e-mail profissional, porém não se preocupe: isso é um processo muito rápido e fácil.

Criação

1. Registre um domínio

Primeiramente, para se obter um email profissional é preciso registrar um determinado domínio. Um nome de domínio é o endereço da sua marca dentro da Internet, ela é a base para a criação de sites e e-mails comerciais. Indicamos ter o nome da sua empresa como sendo o nome de domínio, assim as pessoas reconheçam que estão falando com a sua marca pelo e-mail.

Se você trabalha como autônomo, poderá usar o seu próprio nome, sempre quando você for escolher um domínio, você terá que escolher uma boa extensão. Existem vários, os mais comuns no Brasil são “.com” e “.com.br”. No entanto, se você trabalha como advogado, também pode usar “.adv.br”. Tudo irá depender do nicho que você se encontra.

Você pode registrar o seu domínio através de um serviço de hospedagem.

2. Escolha um provedor de email

Depois de fazer tudo isso, você poderá escolher seu provedor de e-mail. Há diversas opções dentro do mercado que são ao mesmo tempo gratuitas e mais robustas e prontas com o objetivo de atender as empresas com diversos funcionários.

Mas para definir o fornecedor perfeito, é preciso compreender quais são as suas principais necessidades. De quantos endereços de e-mail você precisa? Qual será o espaço de armazenamento que será necessário? Quais recursos seu provedor precisa fornecer?

Portanto, realizando uma análise minuciosa, é mais fácil tomar uma determinada decisão. A seguir você verá algumas alternativas que são oferecidas por empresas que têm esses serviços pagos:

  • Google Workspace;
  • Office 365;
  • Locaweb;
  • GoDaddy;
  • UOLHost;
  • Yahoo.

A opção gratuita do mercado para criar e-mails profissionais é o Zoho Mail, ele é uma plataforma de serviços muito consolidada quanto seus concorrentes. O plano gratuito tem diversas limitações e tem planos pagos que começam em $ 1 por mês/usuário.

3. Configure seu e-mail

Sempre que você contratar um serviço de e-mail, indicamos que você verá a configuração. Ou seja, com o objetivo que um domínio tenha a função de enviar e receber e-mails, ele deverá conectar-se com a empresa selecionada. Porém, se você se inscreveu em algum serviço profissional de e-mail, essa etapa poderá não ser necessária.

O provedor enviará sempre instruções completas com o objetivo de estabelecer essa conexão. Além disso, em diversos casos, o provedor poderá exigir uma determinada verificação de domínio com o objetivo de provar que você é um administrador com o objetivo de evitar qualquer invasão.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.

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