A fraude interna nas despesas da empresa é uma história sem fim, principalmente se a empresa continuar realizando processos de gestão de despesas manualmente . No entanto, é possível minimizá -lo tendo as ferramentas certas e sabendo quais os tipos de gastos com maior probabilidade de serem superestimados ou mesmo falsificados.
O que é fraude interna?
A ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) define fraude interna como “o uso de uma ocupação ou emprego para enriquecimento pessoal por meio do uso indevido deliberado ou má aplicação de recursos ou ativos organizacionais”. Em suma, nos referimos à fraude interna quando um trabalhador realiza uma série de ações que lhe permitem inflar a nota de despesas em maior ou menor grau e, assim, fazer com que a empresa lhe pague mais dinheiro do que tem direito.
Alguns exemplos de fraude interna seriam o envio de passagens duplicadas para a mesma despesa, aumento do preço da despesa, incluindo gorjetas que não foram deixadas, inflar a despesa por quilometragem fazendo desvios durante a viagem, troca de passagem com um colega, entre um longo e assim por diante.
Portanto, se os funcionários fazem anotações de despesas em documentos Excel, tiram do bolso dinheiro que a empresa tem que reembolsar, e a empresa continua realizando a gestão manual de despesas, é muito importante que a empresa tenha mecanismos de controle e fiscalização que tornem é possível detectar esses itens inchados ou excessivos, pois é muito mais difícil detectar fraudes internas se a gestão de despesas tradicional e manual continuar.
Como minimizar o risco de cometer fraudes internas nos relatórios de despesas?
Uma das oportunidades que surgem nas empresas para cometer fraudes internas é quando o processo começa a solicitar o ressarcimento de despesas da empresa incorridas pelos funcionários. Essa solicitação geralmente é feita manualmente por meio de notas de despesas escritas em um documento Excel, o que, além de facilitar fraudes internas , leva a uma grande perda de tempo para os trabalhadores.
Para reduzir o risco de fraude de declaração de despesas internas, as empresas podem:
- Estipule uma política de despesas da empresa para que os funcionários saibam que tipos de despesas podem fazer e em que condições.
- Acordar as regras de reembolso e comunicá-las a todos os funcionários.
- Solicitar a entrega do comprovante de pagamento de cada um dos relatórios de despesas.
- Use cartões corporativos que facilitam o pagamento e o controle de despesas pela empresa.
Que tipos de despesas devem ser mais vigilantes para detectar fraudes internas?
Existem diferentes tipos de gastos que são responsáveis por perdas consideráveis de dinheiro devido a fraudes internas :
- Despesas fictícias: Estas despesas são aquelas relacionadas a recibos falsos de compras que são informadas, mas nunca foram realizadas.
- Mais de um reembolso: Esta situação ocorre quando um funcionário tem mais de uma forma de reportar a documentação, pois, neste caso, pode tentar reportar o recebimento mais de uma vez.
- Despesas pessoais: como o próprio nome indica, são despesas pessoais que o funcionário passa como despesas comerciais. Se os itens forem cuidadosamente revisados, esse é um dos tipos de despesa que pode ser mais fácil de detectar, por mais que o funcionário tente relacionar a compra a uma atividade empresarial.
- Despesas superestimadas: A fraude realizada por esse tipo de despesa ocorre quando o trabalhador infla uma fatura , tenha ou não a despesa realizada. Por exemplo, este tipo de despesa inclui um almoço de negócios de 100€ quando o limite é de 70€ ou quando consta na fatura que foi dada uma gorjeta, mas, na realidade, essa ação não ocorreu.
Como evitar fraudes internas na gestão de faturas?
Antes de pagar quaisquer faturas da empresa, o departamento de contabilidade e finanças deve validá-las e certificar-se de que todos os dados estão corretos. Para isso, as empresas precisam estabelecer fluxos e processos bem definidos para aprovação de faturas.
Além disso, assim como muitas empresas educam seus funcionários sobre golpes online, como phishing ou malware , é conveniente que também forneçam orientações para detectar possíveis fraudes em faturas , especialmente aquelas que chegam por e- mail .
A forma mais otimizada e eficiente de gerenciar as faturas da empresa e reduzir as fraudes é contar com uma ferramenta tecnológica inovadora que é um sistema antifraude, capaz de automatizar todo o fluxo de gestão de faturas , desde a emissão até a cobrança. Além disso, com esse tipo de solução, a empresa poderá obter processos eficientes e digitalizados de gestão de despesas da empresa e, assim, obter maior controle e visibilidade sobre as despesas incorridas pelos trabalhadores.
Quais são as consequências da fraude interna em sua empresa?
Os funcionários que cometem fraude interna nem sempre são intencionais, mas muitas vezes simplesmente uma violação acidental das políticas de gastos da empresa . No entanto, as consequências para a empresa são igualmente prejudiciais:
- Perda de eficiência : a fraude interna anualmente se traduz em grandes perdas econômicas para a empresa, o que afeta seus investimentos para melhorar o desempenho da empresa.
- Agravamento da reputação da empresa : se a fraude interna por si só pode levar a disputas internas entre os funcionários e favorecer um ambiente de trabalho ruim, os danos podem ir além da esfera interna, colocando em evidência a reputação da empresa perante os clientes e a concorrência.
- Confiabilidade diminuída : o fato de uma empresa ser afetada por fraude interna repercute na tomada de decisão da empresa, pois os dados em que se baseia para sua escolha não são 100% confiáveis. Dessa forma, pode ser que as decisões tomadas não sejam exatamente as corretas ou as melhores para a organização.
Além disso, é fundamental destacar que as empresas são obrigadas a tomar medidas contra esse tipo de fraude e dedicar parte do seu orçamento a mecanismos, ferramentas e processos de detecção que permitam combatê-la e minimizá-la ao máximo, a fim de ter o menor efeito possível.
O perigo da fraude interna: além da perda econômica
De acordo com uma das últimas pesquisas realizadas pelo Instituto de Auditores Internos da Espanha , especifica-se que 41% das empresas participantes não realizam trabalhos de supervisão ou testes automatizados para a detecção de fraudes internas, em comparação com 32% que admitem incorporar nos Planos de Auditoria Interna tarefas dedicadas à sua detecção.
A implantação de processos e técnicas de detecção de fraudes internas são essenciais para que a empresa não continue perdendo grande parte de seu capital a cada ano nesse tipo de fraude. No entanto, o que muitas empresas ainda desconhecem é que o perigo da fraude interna vai além do prejuízo financeiro.
Embora a perda de dinheiro seja o que mais preocupa a empresa no início, há um ativo que pode ser ainda mais importante: a informação . Fraudes internas, em muitas ocasiões, podem ser cometidas com informações da empresa.
Nesses casos, pode haver duas vias de ação: por meio do próprio funcionário da empresa (por isso continuaríamos a nos referir a este caso como ‘fraude interna’, embora a princípio não tenha conotações econômicas) ou por meio de um software malicioso ataque que pode extrair dados fundamentais e confidenciais para a empresa. Esses furtos de informações, além disso, também podem levar a um desembolso de dinheiro , pois é comum que a organização seja chantageada para recuperar suas informações.
No entanto, uma vez ocorrido um vazamento de informações ou de dados essenciais para o desenvolvimento da atividade econômica da empresa, não há como voltar atrás. Por isso, é muito importante que as empresas tomem conhecimento desse tipo de fraude e invistam em segurança, além de capacitar os funcionários, conscientizando-os da importância de sua responsabilidade e confidencialidade .
É possível acabar com a fraude interna?
Embora encerrar completamente a fraude interna seja uma tarefa quase impossível, a empresa permanece em risco enquanto continuar optando por processos manuais de gerenciamento de despesas. Portanto, ter uma ferramenta que automatize toda essa gestão e que permita que a empresa siga fielmente as políticas de despesas , pode ajudar a minimizar bastante esse tipo de fraude.
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